Управління проектами (частина 2)
11.1. Поняття закупівлі й контракту
Для виконання робіт з проекту керівникові і команді управління проектом потрібно наймати інших менеджерів і компанії, які постача-тимуть продукти і послуги для їхнього проекту. Якщо постачальником виступає підрозділ тієї ж компанії (тобто постачальник є внутрішнім), то всі процеси, описані далі, не виконуються. Таке часто трапляється в дослідницьких проектах і проектах по розробці (нові вироби, техно-логії), коли організація не зацікавлена в передчасному розповсюджен-ні технічної інформації по проекту. Також це відноситься до невели-ких внутрішніх проектів, коли затрати на пошук зовнішніх ресурсів і управління процесом їх закупівлі перевищують можливі вигоди.
Але тепер все більша кількість проектів працює з зовнішніми по-стачальниками і співпрацюють з ними командами, із зрозумілими ці-лями і очікуваними результатами. Коли в процесі закупівлі учасники проекту і постачальники працюють як команда, вони виграють, а про-ект виграє вдвічі.
Тема 11. Управління закупівлями. Організація і проведення торгів за проектами
Наприклад. У фірмі «Boeing» найбільшим досягненням у поста-чанні було планування постачальників. Результати, досягнуті з першими постачальниками на основі графіків постачань, були просто феноменальними. Протягом декількох місяців були отри-мані 100-відсоткові постачання сотні різних товарів. Досвідчені постачальники фірми працювали з постачальниками так, щоб спланувати замовлення на постачання 1-2 рази на тиждень. У минулому ця робота була менш ефективною: замовлення роби-лося 1 раз на три місяці. За умови частіших замовлень поста-чальники стали відповідальнішими.
Закупівлі це придбання в постачальників робіт, товарів або послуг для проекту за найвигіднішою ціною.
У світовій практиці розрізняють такі види закупівель:
- закупівля робіт (Procurement of Works);
- закупівля товарів (Procurement of Goods);
- закупівля послуг (Procurement of Services);
- закупівля обладнання (Procurement of Equipment);
- закупівля консультацій (Procurement of Consultants).
В Україні згідно з «Положенням про закупівлю товарів, робіт і по-слуг за державні кошти» закупівлі стосуються послуг, робіт та товарів.
Послуги — будь-яка закупівля, крім товарів і робіт, включаю-чи підготовку спеціалістів, забезпечення транспортними засобами та засобами зв’язку, освоєння технологій, наукові дослідження, медичне та побутове обслуговування, поточний ремонт, а також консультаційні послуги. До консультаційних послуг належать по-слуги, пов’язані з консультуванням, експертизою, оцінкою, підго-товкою висновків і рекомендацій.
Роботи — будь-яка діяльність, пов’язана з проектуванням, бу-дівництвом нових, розширенням, реконструкцією, капітальним ремонтом та реставрацією існуючих об’єктів і споруд виробничо-го та невиробничого призначення, технічним оснащенням діючих підприємств, а також супровідні послуги, у тому числі геодезичні роботи, буріння, сейсмічні дослідження, аеро- і супутникова фо-тозйомка та інші, якщо вартість виконання зазначених послуг не перевищує вартості самого будівництва.
Частина II. Планування і контроль проекту
Товари — продукція, об’єкти будь-якого виду та призначення, у тому числі сировина, вироби, устаткування, технології, предме-ти у твердому, рідкому, газоподібному стані, включаючи електро-енергію, а також послуги, пов’язані з поставкою товарів, якщо їх вартість не перевищує вартості самих товарів.
Наприклад, протипожежне просочення дерев’яних конструкцій або обробка продовольчого зерна від шкідників (фумігація) — це послуга.
Закупівля консультацій в Україні не виділяється в окремий роз-діл і належить до послуг.
Консультаційні послуги — послуги інтелектуального або кон-сультаційного характеру, що надаються індивідуальними кон-сультантами або консультаційними фірмами, які мають необхідні спеціалізовані професійні знання, досвід і відповідну кваліфіка-цію.
Слід зазначити, що часто виникає плутанина з термінами «по-стачання» і «закупівля», але слід пам’ятати, що закупівлю здійснює команда матеріально-технічного забезпечення проекту, а постачан-ня — постачальник.
Постачальник (supplier) — організація або особа, що надає продукцію для проекту.
Постачальником може виступати виробник, підприємство роз-дрібної торгівлі або продавець продукції, виконавець послуги, по-стачальник інформації. Постачальник може бути внутрішнім або зовнішнім по відношенню до організації, де реалізується проект. У контрактній ситуації постачальника інколи називають «підрядни-ком» або «субпідрядником», якщо роботи стосуються проектування.
Оскільки основна мета процесу закупівель в проекті — забезпе-чення надходження товарів, робіт та послуг згідно з планом проекту, його можна поділити на дві основні частини:
1) закупівля;
Тема 11. Управління закупівлями. Організація і проведення торгів за проектами
2) постачання на місце проведення робіт проекту.
Дії по придбанню робіт, товарів і послуг, що постачаються інши-ми організаціями, повинні відповідати формальним вимогам. Поста-чальники повинні чітко знати:
– що від них очікують;
– як організація-одержувач здійснює контроль;
– у чому полягають зобов’язання кожної сторони.
Закупівлі проводяться командою матеріально-технічного поста-чання, що може бути частиною проекту, програми або постійної орга-нізації. Команда матеріально-технічного постачання має свою власну стратегію й виробничий процес.
У співробітництві з менеджерами проекту або програми члени команди здійснюють такі дії:
– визначають потенційних постачальників;
– ознайомлюються з розцінками;
– проводять тендер;
– вибирають постачальника;
– проводять переговори з метою укладення довгострокової угоди з постачальниками;
– укладають контракт;
– мінімізують витрати на зберігання шляхом доставки «точно в термін».
Якщо організація є громадською установою, то варто впевнитися, що її дії відповідають закону про проведення закупівель робіт, това-рів або послуг. У випадку виникнення проблем керівникам проекту варто знайти рішення шляхом переговорів з постачальниками.
Домовленості між покупцем (відповідальними особами за мате-ріально-технічне постачання з команди управління проектом) та по-стачальником (продавцем) набувають юридичної сили після підпи-сання контракту.
Контракт це юридична угода між двома або більше сторо-нами, що зобов’язує їх виконувати роботи або поставляти това-ри й послуги відповідно до застережених умов.
Контракт може бути укладений у формі усної угоди або докумен-та, підписаного сторонами — учасниками.
Частина II. Планування і контроль проекту
Контрактор сторона або учасник проекту, що вступає у відносини з замовником і що бере на себе відповідальність за ви-конання робіт з контракту з метою одержання максимально мож-ливого прибутку.
Зазвичай в контракт входять пункти про штрафні санкції за не-дотримання умов договору. У більших проектах призначаються генеральні підрядники, які укладають субконтракти з іншими по-стачальниками. Відповідальність за дотримання умов поставок суб-підрядниками покладається на генерального підрядника.
Ціль контрактної угоди контроль над дотриманням фор-мальних вимог до контракту й, після підписання угоди, керуван-ня контрактом під час життєвого циклу проекту.
Складанням контракту й дотриманням формальних вимог з ура-хуванням інтересів різних сторін, залучених у проект, а також судо-вими позовами про відмову від сплати боргу клієнтом або постачаль-ником, зазвичай займається юридичний відділ організації.
Згідно з PMBOK в процесі закупівель у проекті існує шість кроків, які для успіху проекту повинні бути обов’язково виконані (рис. 3.17).
Рішення «виробляти
чи купувати» Запит пропозицій продавців Отримання пропозицій Готовність
значної
частини
робіт Адмініс-трування контракту Офіційне закриття контракту
Рис. 3.17. Складові частини процесу закупівель у проектах
1. Планування закупівель (Procurement planning): визначається, що слід закуповувати і коли.
2. Планування запиту пропозицій (Solicitation planning): доку-ментуються вимоги до продукту (послуги), що закуповується та ідентифікуються потенційні джерела постачання.
Тема 11. Управління закупівлями. Організація і проведення торгів за проектами
3. Запит пропозицій продавців (Solicitation): отримуються про-позиції, квоти, розцінки від продавців.
4. Відбір продавців (Source selection): вибір серед потенційних продавців.
5. Адміністрування контрактів (Contract administration): управ-ління зв’язками з продавцями.
6. Закриття контрактів (Contract close-out): завершення і розра-хунок за контрактом.
Розглянемо детальніше кожний з цих етапів процесу.
12 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48