Управління проектами (частина 1)
7.2. Бюджетування проекту
Планувати витрати потрібно так, щоб вони могли задовольнити потреби у фінансових ресурсах протягом усього періоду реалізації проекту. Для цього складають бюджет проекту — план, у якому від-биваються оцінені у кількісних показниках результати скориговано-го календарного плану та стратегії реалізації проекту.
Частина II. Планування і контроль проекту
Бюджет проекту (Budget) — це постатейний список передба-чуваних витрат, необхідних для виконання робіт по досягненню цілей проекту.
Бюджетування проекту (процес складання і прийняття бюдже-ту) — це процес призначення оцінок вартості всім операціям у про-екті. В результаті всі витрати й ресурси проекту розподіляються за окремими операціями.
Різним стадіям життєвого циклу проекту відповідають різні типи бюджетів:
1. Попередній (оцінний) бюджет.
2. Затверджений (офіційний) бюджет (cost baseline).
3. Поточний (коректований) бюджет.
4. Фактичний бюджет.
Результатом процесу розробки бюджету видатків є створення ба-зового плану за вартістю (cost baseline), який має такі характерис-тики:
1) базовий план за вартістю є очікуваною фактичною вартістю проекту;
2) базовий план за вартістю включає бюджет проекту, але не до-рівнює йому. Базовий план за вартістю ще повинен включати бюджет робіт, які проводяться з метою відхилення, передачі або зниження ризиків;
3) важливо передбачити бюджет для непередбачених обставин для всіх ідентифікованих ризиків, які можуть реалізуватися, а можуть і не реалізуватися. Для неідентифікованих ризиків у бюджеті також повинен бути закладений резерв. З цією метою створюється резервний фонд непередбачених витрат («попла-вок»).
У більшості проектів для ризиків створюється нульова за часом операція «подолання непередбачених обставин» і призначення для неї резерву на непередбачені обставини. При виникненні проблеми при реалізації тієї або іншої операції у її оперативний кошторис пере-кидаються гроші, приписані до операції «подолання непередбачених обставин».
Розрізняють бюджет на непередбачені обставини (contingency budget) і управлінський резерв (management reserve).
Тема 7. Планування витрат, бюджету, часу і розкладу проекту
Бюджет на непередбачені обставини визначається для ризиків, які ідентифікуються.
Управлінський резерв — це гроші, які призначені для подолання ризиків, які не вдалося ідентифікувати, проте досвід або інтуїція ме-неджера проекту підказує, що ці гроші будуть необхідні.
5 проблем бюджетування проекту:
1. Проекти, виконання яких вимагає тривалого часу, збільшують неточність розрахунків.
2. Заздалегідь встановлений час реалізації може сильно вплинути на розрахунки часу й витрат.
3. Людський чинник теж може бути джерелом помилки при роз-рахунках. Те, наскільки працівники володіють необхідною для вико-нання завдання кваліфікацією, вплине на продуктивність і час прид-бання ними досвіду.
4. Оцінки того, як люди працюють — на ставку або півставки, по-казують, що ті, хто працює на повну ставку, працюють більш продук-тивно.
5. Іноді чинник плинності кадрів (він явно в бюджеті не відобра-жається) може істотно вплинути на розрахунки.
Типові статті витрат для проекту:
Прямі витрати: праця, матеріали, устаткування та інші витрати.
Накладні видатки проекту.
Загальні й адміністративні накладні видатки.
Прямі видатки прямо пов’язані з пакетом робіт. Ці витрати є ре-альними витратами готівки й повинні виплачуватися в міру вико-нання робіт над проектом. Прямі видатки зазвичай відокремлюють від накладних видатків. Накладні видатки проекту не можуть бути прив’язані до якого-небудь проміжного результату, а стосуються всього проекту в цілому.
Наприклад, витрати на консультантів по управлінню проек-том, навчання, відрядження — це накладні видатки проекту.
Загальні й адміністративні накладні видатки — це організаційні витрати, ніяк не пов’язані з проектом. Хоча ці видатки не оплачуються негайно з кишені, вони реальні й мають місце протягом усього проекту.
У бюджет вартості всі витрати заносяться за статтями. Ось їх пе-релік:
Частина II. Планування і контроль проекту
1. Зарплати членів групи проекту.
2. Видатки на устаткування й матеріали.
3. Вартість оренди приміщень.
4. Вартість маркетингу, включаючи маркетингові дослідження й фокус-групи.
5. Юридичні витрати.
6. Витрати на відрядження.
7. Вартість реклами.
8. Вартість дослідження.
9. Вартість техніко-економічного обґрунтування.
10. Вартість консультаційних послуг зовнішніх експертів і учасни-ків проекту.
11. Оплата телефону, факсів, міжміських переговорів.
12. Витрати на офісне устаткування.
13. Оплата доступу в Інтернет або хостинга Web-Сайту.
14. Програмне забезпечення.
15. Комп’ютерне устаткування.
16. Навчання.
Плануючи витрати, недостатньо знати тільки загальний обсяг ка-
піталовкладень (інвестицій) у проект. Необхідно мати дані про що-
річну потребу у фінансуванні, а для першого року — її поквартальний і
помісячний поділ. Виплата авансів повинна проводитися з особливою
обережністю.
Перед плануванням витрат виконують такі роботи: – на основі календарного плану складають перелік робіт, які необхідно виконувати в кожний часовий період (рік, квартал, місяць); – з кошторисної документації визначають вартість цих робіт; – розраховують собівартість робіт за статтями витрат (сировина та матеріали, устаткування, заробітна плата, накладні витрати). При складанні бюджету проекту витрати планують від загаль-ного до конкретного. Крім переліку основних витрат бюджет проекту має містити їх докладний календар, ступінь точності якого залежить від характер-них ознак проекту, обсягів капіталовкладень, а також специфічних вимог, запропонованих організаціями-кредиторами. Складові кален-даря бюджету проекту:
Тема 7. Планування витрат, бюджету, часу і розкладу проекту
– календар витрат (включаючи дати платежів);
– умови платежів, принаймні для основних категорій витрат;
– критичні моменти реалізації проекту (наприклад необхід-ність одночасних платежів у певний період) і засоби зниження пов'язаних із цим ризиків.
Загальні рекомендації для формування бюджету проекту:
План бюджету варто розробити не пізніше, ніж за рік до початку проекту.
Структура статей витрат повинна передбачати розбивку витрат по проекту на логічні компоненти, що полегшують можливість облі-ку й контролю витрат.
Необхідно визначити цикл перегляду бюджету для внесення в нього виправлень у міру надходження додаткових даних.
Зміни в бюджетні документи повинні вноситися відразу ж у міру їхнього виникнення. Ці зміни використовуються для наступної ко-рекції бюджету і є основою для подальшого планування.
Наприклад.
Орієнтовна схема бюджету з аплікаційної форми (опису) проекту міжнародного фонду «Відродження» (повний опис у Додатку Е)
Статті видатків Очікуване фінан-сування від МФВ Отримане фінансування проекту з інших джерел (обов’язкове подання документів, що підтвер-джують фінансування) Загальна
сума
за статтями
бюджету
Оплата праці
Обладнання
Матеріальне забез-печення
Відрядження
Інші витрати
РАЗОМ:
Кожна стаття видатків має бути розписана.
Особливо важливе значення бюджет проекту має для отримання гранту на проект. Рекомендації по розробці бюджету проекту наведе-но в Додатку Ж.
Частина II. Планування і контроль проекту
12 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48