Deprecated: mysql_connect(): The mysql extension is deprecated and will be removed in the future: use mysqli or PDO instead in /home/studb20/public_html/index.php on line 4
 58.  Правила ділового листування. - Загальні питання з курсу Українська мова - Studbook
ГоловнаЗворотній зв'язок

Категорії

загрузка...
Главная->Українська мова->Содержание->58.  Правила ділового листування.

Загальні питання з курсу Українська мова

58.  Правила ділового листування.

Ділове листування - невід'ємний засіб зв'язку і в наші дні. Зв'язки підприємства із зовнішніми організаціями, так як саме листи з'єднують організацію-автора з іншими установами. За функціональним призначенням виділяють три типи комерційного листування: Запит – відповідь на запит, Пропозиція (оферта) – відповідь на пропозицію, Рекламація (претензія) – відповідь на рекламацію

Незалежно від змісту, стиль ділового листа повинен носити доброзичливий, партнерський характер, в якому б поєднувались природні етичні норми людських відносин та інтереси справи, не підкреслювались значимість свого власного службового положення.

Листи слід складати з кожного питання окремо, оскільки це значно спрощує й пришвидшує всі операції з обробки і і виконання цього документу.

Лаконізм листа повинен супроводжуватись точністю викладу: будь-яка похибка може змінити відтінок змісту інформації, ускладнити користування ним. Правильно складений текст допоможе розкрити як найповніше. Залежно від кількості розгляду питань листи поділяються на прості та складні. Перші присвячені одному питанню, а другі – кільком.

Однак навіть найпростіший текст має скластися не менш як із двох частин. У першій частині зазвичай обґрунтовують причини, що спонукали звернутися до адресата, або зазнають підстави для написання листа, у другій – викладають пропозиції, роблять висновки чи висловлюють прохання.

Втім, у більшості випадків текст складається з таких логічних елементів: вступу, доведення (доказів) закінчення. Нерідко закінченню передають висновки, однак їх не можна назвати окремим логічним елементом, оскільки вони невіддільні від доказів.

У вступі викладаються причини і безпосередній привід до складання службового документа (листа). У доведенні (докази) висловлюється сутність питання, наводяться факти, посилання на цифрові дані, якими обґрунтовують позиці. Доведення звичайно закінчується висновком. У цій частині листа важлива переконати адресата у потребі розглянути пропозиції, задовольнити, прохання чи вимоги.

Закінчення – головна логічна складова листа. У цій частині формується провідна думка документа: прохання, пропозиція, згода, відмова. Завершальна частина у службовому документі обов’язкова.

Складаючи ділового листа, не слід забувати, що це все-таки документ. Отже, він має бути лаконічним і не містити нічого зайвого, що завадить сприйманню основної інформації. З іншого боку, лист – особливий вид документації, відмінний від протоколу, наказу чи розпорядження. Це – письмова розмова з адресатом, а тому навряд чи варто обмежуватись лише холодними стандартними фразам.

 

60