Українська мова за професійним спрямуванням. Навчальний посібник (частина 2)
§ 42. Класифікація документів
У практичній діяльності установ (організацій, підприємств) зу-стрічаються документи різних видів (груп). Поділ на види (групи) здійснюється за такими ознаками: способом фіксації інформації, змістом, найменуванням, видом, складністю, місцем виникнення, призначенням, напрямком, формою, строками виконання, гласніс-тю, юридичною силою тощо.
Українська мова за професійним спрямуванням
Писемна форма офіційно-ділового стилю. Документи,їх різновиди.
Так, за способом фіксації документів розрізняють такі докумен-ти: письмові, графічні, фото- і кінодокументи, фонодокументи.
Письмові документи – це рукописні і машинописні документи.
Графічні документи – це документи, у яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, певних фігур, світлотіні. До них відносяться малюнки, мапи, плани, схеми, рисунки.
Фото- і кінодокументи – це документи, що створені способом фотографування і кінематографії (кіно- і фотоплівки, фотокартки).
Фонодокументи документи – це документи, що створені спосо-бом звукозаписування (звукозапис публічного захисту дисертацій, засідань, зборів тощо).
За змістом (призначенням) одні дослідники поділяють до-кументи на: організаційно-розпорядчі, фінансово-розрахункові, постачально-збутові тощо1.
Інші2 виділяють такі групи: документи щодо особового складу, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, організаційні, розпорядчі.
За найменуванням (назвою) розрізняють: вказівки, доручення, заяви, звіти, накази, протоколи, службові записки та ін.
За видом (формою) документи бувають: типові (стандартні), трафаретні, індивідуальні (нестандартні).
Типові документи – це документи, розроблені вищими органами для підвідомчих організацій. Вони мають обов'язковий характер.
Трафаретні документи – це документи, частина яких надрукова-на, а для змінної інформації залишено вільні місця (ця інформація має бути вдрукована або вписана).
Індивідуальні документи – це документи, які створюються інди-відуально, кожного разу по-іншому. Це стосується службових запи-сок, автобіографій та ін.
За складністю документи поділяють на: прості і складні.
Прості документи містять інформацію з одного питання.
Складні – з двох питань і більше.
За місцем виникнення (складання) розрізняють документи: вну-трішні і зовнішні.
1Діденко А.Н. Сучасне діловодство. – К.: Либідь, 2000. – С. 6. 2Шевчук С.В. Українське ділове мовлення. – К.: Літера, 2000. – С. 23.
Українська мова за професійним спрямуванням
Розділ VI
Внутрішні документи стосуються внутрішніх питань установи (підприємства, організації) і не виходять за її межі.
Зовнішні документи – це вхідна і вихідна кореспонденція.
За напрямком документи поділяють на вхідні і вихідні.
За строками виконання розрізняють документи термінові й не-термінові.
Термінові виконуються у строки, встановлені законом, правовим актом, керівником. До таких документів відносяться і документи з позначкою «Терміново».
Нетермінові документи – це документи, які виконуються у строки, визначені керівництвом підприємства (організації, уста-нови, фірми).
За гласністю документи поділяють на: звичайні, для службового користування, таємні, конфіденційні та ін.
За юридичною силою розрізняють документи: справжні (істин-ні), фальшиві (підроблені).
Справжні (істинні) – це документи, що створені за всіма пра-вилами. Вони бувають чинні і нечинні. Нечинними документи ста-ють тоді, коли втрачають юридичну силу з будь-яких причин.
Фальшиві (підроблені) – це документи, зміст яких чи їх оформ-лення не відповідають дійсності.
За стадіями виготовлення розрізняють документи: оригіна-ли і копії.
Оригінали – це перші примірники офіційних документів.
Копії – документи, у яких точно відтворено інформацію з оригіналу.
За походженням документи поділяються на: службові і особисті.
Службові документи – це документи, які створюються уста-новами, організаціями, підприємствами та службовими особами, що їх представляють. Службові документи потрібно оформяти за певним зразком.
Особисті документи – це документи, створені окремими особа-ми поза сферою їх службової діяльності.
За терміном зберігання документи поділяють на:
а) документи тимчасового зберігання (до 10-ти років),
б) документи тривалого зберігання (понад 10 років),
в) документи постійного зберігання.
Українська мова за професійним спрямуванням
Писемна форма офіційно-ділового стилю. Документи,їх різновиди.
Завдання 1. Дайте відповіді на запитання:
На основі чого відбувається поділ документів на різні групи?
Назвіть документи: за способом фіксації інформації,
– за змістом (призначенням),
– за найменуванням (назвою),
– за видом (формою),
– за складністю,
– за місцем виникнення (складання),
– за напрямком,
– за строками виконання,
– за гласністю,
– за юридичною силою,
– за стадіями виготовлення,
– за походженням,
– за терміном зберігання.
Завдання 2. Знайдіть правильне(і) визначення документа. Документ – це:
1) матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді ін-формацію;
2) аркуш із низкою запитань, який пропонують заповнити особі;
3) засіб закріплення різними способами інформації;
4) письмове офіційне повідомлення.
Завдання 3. Допишіть речення:
Найважливішою класифікаційною ознакою документа є … Справочинство – це …
Документи поділяються на оригінали і копії за (ознакою)… Документи поділяються на документи щодо особового скла-ду, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, організаційні, розпорядчі за (ознакою)…
Документи поділяються на службові і особисті за (ознакою)… Документи поділяються на письмові, графічні, фото- і кінодоку-менти, фонодокументи за (ознакою)…
Розрізняють документи внутрішні і зовнішні за (ознакою)… Документи поділяються на справжні (істинні), фальшиві (підро-блені) за (ознакою)…
Українська мова за професійним спрямуванням
Розділ VI
Є документи термінові й нетермінові за (ознакою)… Розрізняють документи звичайні, для службового користування, таємні, конфіденційні за (ознакою)…
Документи поділяються на прості і складні за (ознакою)…
Як правильно сказати українською мовою?
Російська сполука Українська сполука
по моему мнению на мій погляд; на мою думку
по моим часам на моєму годинникові; за моїм годинником
по молодости лет через молоді літа; зважаючи на молоді літа
по мощности за потужністю
по наблюдению як спостережено; як спостерегли
no наведенньім справкам як ми довідалися; за нашими відомостями
по назначению за призначенням
по направлению к у напрямі до; у напрямку до
по направлению часовой за годинником
стрілки
по напряжению за напругою
по наследству у спадщину; у спадок
по настоянию на домагання
по настоящее время до цього часу;
по наступлении срока досі коли (як) настав (настане) термін
по небрежности через недбальство
по невнимательности через неуважність
по недоразумению через непорозуміння
по недостатку средств через брак засобів
по независящим обстоя- з незалежних обставин (причин);
тельствам (причинам) через незалежні обставини (причини)
по незнанию через незнання; через необізнаність з потреби;
по необходимости у разі потреби
по непониманию через нерозуміння
no непредвиденньім з непередбачених
обстоятельствам причин
по непригодности через непридатність
Українська мова за професійним спрямуванням
Писемна форма офіційно-ділового стилю. Документи,їх різновиди.
12 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35