Українська мова за професійним спрямуванням. Навчальний посібник (частина 3)
§ 66. Протокол
Протокол – це один із найпоширеніших документів колегіальних органів, нарад, обговорень тощо.
У протоколі обов’язково фіксуються місце, число, мета прове-дення зборів, конференції, наради, склад присутніх, відсутніх, за-прошених, зміст доповідей і виступів з винесених у порядок ден-ний питань.
Оскільки у протоколі записують ухвалу, що стосується певного співробітника, то керівник має право вимагати від нього виконання доручених йому завдань (за ухвалою зборів).
Протокол веде секретар чи інша спеціально призначена керів-ником особа.
На оформлення протоколу дають 2–3 дні. Кожен протокол має номер (порядкову нумерацію вони мають з початку року, а навчальні заклади – з початку навчального року). Порядковий номер протоко-лу вказує на кількість проведених засідань.
Є ще протоколи – змістом яких є правдивий опис певної події, які укладають офіційні компетентні особи (напр.: протокол санінспек-тора, протокол автоінспектора).
Розрізняють три групи протоколів (за обсягом фіксованих даних):
1) стислі;
2) повні;
3) стенографічні.
стислими називаються такі протоколи, у яких, крім назви доку-мента, номера, дати, назви організації, кількості присутніх, порядку денного, назви питання і хто висловився, записано лише ухвалу.
Перелік виступаючих і зміст їхніх виступів не записують.
Повними називають протоколи, у яких записують виступи допо-відачів, ухвали.
стенографічні протоколи – це документи, у яких усі виступи записано дослівно.
Реквізити протоколів:
• назва виду документа;
• порядковий номер протоколу (Протокол №1);
• назва зборів, засідання, конференції, наради тощо;
• назва організації, установи, фірми, де відбулися збори;
402
Українська мова за професійним спрямуванням
Службове листування
• дата проведення зборів, засідання, конференції тощо, ліво-руч і нижче від назви організації пишуть дату, а праворуч – місце проведення (назва міста);
• кількісний склад учасників (з нового рядка записують слово “Присутні” і вказують їх кількість. Якщо присутніх багато, то після слова “Присутні” записують: “Реєстраційний спи-сок присутніх додано”, а в протоколі зазначають їх загальну кількість. А потім записують: “Відсутні” і вказують кількість відсутніх, у дужках записують прізвища і ініціали відсутніх та вказують причину відсутності;
• голова зборів, секретар;
• порядок денний;
• текст протоколу;
• перелік додатків (із зазначенням кількості сторінок);
• підписи керівників зборів (засідання, конференції).
Кожне питання протоколу описується за схемою “СЛУХАЛИ –
ВИСТУПИЛИ – УХВАЛИЛИ “.
Ці слова потрібно друкувати великими літерами. Перед словом “СЛУХАЛИ” ставлять римську цифру І (чи ІІ), що вказує на номер питання у порядку денному.
Після слова “СЛУХАЛИ” ставиться двокрапка.
У наступному рядку з абзацу потрібно вказати інші ініціали й прізвище доповідача, тему доповіді (повідомлення), наприклад:
1. СЛУХАЛИ:
Доповідь голови правління В.А.Козаченка про господарську і фі-нансову діяльність лісного господарства “Береза” за 2008 р.
Далі у протоколі переказується зміст доповіді або ж вказується, що текст доповіді додано до протоколу.
Аналогічно оформляється розділ “ВИСТУПИЛИ”. Виступи можна записувати:
1) від імені 1-ої особи однини, наприклад: Рекомендую обрати до складу президії зборів Козачука В.П.
2) у формі 3-ої особи однини (непряма мова), наприклад: Твердохліб І.Г. зазначив, що необхідно поліпшити
3) у безособовій формі, наприклад: У виступі зазначалося, що технічні можливості агрофірми...
403
Українська мова за професійним спрямуванням
Службове листування
У розділі “УХВАЛИЛИ” записується чітко сформульоване рі-шення, яке може складатися з двох чи кількох пунктів. Ухвала може мати вигляд резолюції, яка складатися з двох частин:
1) констатуючої,
2) резолюційної. У констатуючій частині вказують, яке значення має обговорене
питання, зазначають досягнення і недоліки.
А в резолюційній частині – заходи, що спрямовані на виконання поставлених завдань.
Прийняті ухвали записують, починаючи словами: “Затвердити доповідь...”, “Схвалити заходи...”, “Прийняти до відома інформацію Іщенка В.В.
Зразок (№ 1):
Протокол № 12
правління зборів
фермерського господарства “Рискот-К”
17.12.2008 р.
м. Бориспіль
Голова – А.В. Стекляр
Секретар – В.Д. Парценко
Присутні: С.О. Павленко, Т.В. Шапірко, Г.М. Коваленко
Порядок денний:
1. Звіт про виробничо-фінансову діяльність підприємства за 2008 р. (інформація головного бухгалтера С.О. Павленка).
2. Затвердження складу комісії з питань контролю дисципліни (інформація заст. директора А.В. Стекляр).
1.СЛУХАЛИ:
С.О. Павленко доповів про порядок підготовки й складання річ-ного звіту, про завдання працівників обліку.
ВИСТУПИЛИ:
В. Шапірко – указав на необхідність ретельної підготовки мате-ріалів звіту.
Г.М. Коваленко – запропонувала закінчити складання звіту до 17 січня 2009 р.
404
Українська мова за професійним спрямуванням
Службове листування
УХВАЛИЛИ:
I. Усім працівникам відділу обліку забезпечити своєчасну під-
готовку й високу якість матеріалів звітів про виробничо-фінансову
діяльність господарства за 2008 р.
II. СЛУХАЛИ:
А.В. Стекляр з пропозицією включити до складу комісії 15 осіб.
УХВАЛИЛИ:
До 22.01.2009 р. створити комісію з контролю дисципліни в гос-подарстві в складі 15 осіб. Список додається.
ДОДАТОК: реєстраційний список на одній сторінці в одному примірнику.
Голова А.В. Стекляр
Секретар В.Д. Парценко
Зразок (№ 2):
Протокол № 10
виробничої наради працівників бухгалтерії агрофірми “Поділля”
12.12.08
Голова: С.В. Марченко Секретар: А.М. Токаречко
Присутні: головний бухгалтер С.В. Марченко, заст. головного бухгалтера Руденко М.Г., працівники бухгалтерії.
Порядок денний:
1. Складання звіту з виробничо-фінансової діяльності агрофірми за 2008 рік (інформація головного бухгалтера С.В. Марченка).
2. Указівки й пояснення Держкомстату з питань бухгалтерсько-го обліку і звітності (повідомлення заст. головного бухгалтера Руденко М.Г).
Українська мова за професійним спрямуванням
Службове листування
І. СЛУХАЛИ:
С.В. Марченко доповів про порядок підготовки і складання річ-ного звіту, про завдання працівників обліку.
ВИСТУПИЛИ:
С.П.Дмитрієв указав на потребу якнайретельнішої підготовки матеріалів звіту і заповнення таблиць.
Г.С.Яковлєва запропонувала організувати роботу таким чином, щоб закінчити складання звіту до 10 січня 2009 року.
УХВАЛИЛИ:
1. Усім працівникам відділу обліку забезпечити своєчасну під-готовку й високу якість матеріалів звітів з виробничо-фінансової ді-яльності агрофірми за 2008 рік.
2. Подати обласний звіт до 10 січня 2009 року.
ІІ. СЛУХАЛИ:
М.Г.Руденко про вказівки й пояснення Держкомстату з питань бухгалтерського обліку й звітності.
УХВАЛИЛИ:
Вказівки й пояснення Держкомстату від 07.12.08 з питань бухгал-терського обліку у агрофірмах взяти до відома і керуватися ними.
Голова (підпис)
Секретар (підпис)
Зразок (№ 3):
Протокол № 14
наради у директора «Райсільгоспхімії»
з питань підготовки до весняно-польових робіт
17 березня 1999 року
Голова: Іваненко В.І. Секретар: Приходько А.В.
Присутні: Покидько О.А. – заступник директора, Дем’ячук М.І. – головний бухгалтер, Небрат В.І. – головний інженер, Маруняк
Українська мова за професійним спрямуванням
Службове листування
В.А. – начальник цеху №1, Грінчук Л.А. – начальник цеху № 2, Гонтарєв П.В. – начальник ремонтної майстерні, Приймак А.В. – головний диспетчер .
Порядок денний: 1. Про хід підготовки підприємства до проведення весняно-польових робіт.
СЛУХАЛИ:
Про хід підготовки підприємства до проведення весняно-польових робіт.
УХВАЛИЛИ:
1. Звернути увагу начальника ремонтної майстерні Гонтарє-ва П.В. на вкрай повільні темпи ремонту Т-150 та зобов’язати його до 25.03.09 завершити ремонт і передати трактор за актом в цех № 2 .
2. Начальникам цехів Марунянові В.А. та Грінчукові Л.А. до 01.04.09 завершити комплектування бригад механізаторів для дво-змінної роботи.
3. Заступникові директора Покидькові О.А. до 10.04.09 забезпе-чити комплектування запасними частинами згідно зі специфікою, а до 15.04.09 – паливно-мастильними матеріалами.
4. Головному інженерові Небрату В.І. напередодні проведення весняно-польових робіт організувати чергування ремонтних бригад та подати до 01.04.09 відповідний графік на затвердження директо-рові «Райсільгоспхімії» Іваненку В.І.
5. З метою оперативного реагування на хід до весняно-польових робіт головному диспетчерові Приходьку А.В. організувати цілодо-бове чергування з 1.04.99.
Голова (підпис)
Секретар (підпис)
Українська мова за професійним спрямуванням
Службове листування
Зразок (№ 4):
Протокол № 4
засідання правління акціонерного товариства
“ВЕЛИКА КРУЧА”
28.05.09
Усього членів правління – 18. Присутні – 16 (реєстраційний список додається). Відсутні – 2 (Коваленко І.Д. – у відрядженні, Ігнатенко О.М. – через хворобу)
Голова: Пилипенко І.І. Секретар: Іваненко П.М.
Порядок денний:
1. План вирощення овочевих культур у 2009 році.
2. Підсумки роботи підприємства несільськогосподарського ви-робництва за І квартал 2009 року.
І. СЛУХАЛИ:
Доповідь Арсенинка Л.М. – головного агронома “План вирощен-ня овочевих культур у 2009 році”.
Доповідач детально ознайомив присутніх з тим, які площі будуть використані під овочі. Це поля бригади № 4, які в минулому році були під пшеницею. Головний агроном підкреслив, що велика увага в цьому році буде приділена вирощенню помідорів. Також будуть висаджені такі культури, як: перець, баклажани, морква, цибуля. Всі працюють сумлінно, старанно, щоб отримати хороші результати.
Доповідач відзначив роботу бригад № 1 і № 4, де бригадирами є Хоменко Л.В., Мартиненко К.О.(план вирощення овочевих культур у 2009 р. додається).
ВИСТУПИЛИ:
Мартиненко К.О. – бригадир, сказав, що добре слухати хороші слова про бригаду. Але є проблеми, які слід вирішити, а саме: забез-печити технікою і паливно-мастильними матеріалами .
Ковальчук І.С. – головний механік, запевнив, що механізатори зроблять усе, щоб забезпечити якісну висадку культур. Для цього для бригади № 4 виділять ще один трактор.
408
Українська мова за професійним спрямуванням
Службове листування
УХВАЛИЛИ:
1. План вирощення овочевих культур у 2009 році затвердити.
2. Виділити бригаді № 4 ще один трактор.
3. Головному інженерові Ковалку К.Н. забезпечити бригади № 1 і № 4 технікою і паливно-мастильними матеріалами.
ІІ. СЛУХАЛИ:
Ілляшенко А.І. – головний економіст, повідомила, що на балансі підприємства знаходиться пивзавод, який приніс за І квартал 2009 року 5 млн. грн. Гроші були використані для погашення платежів та реалізації заробітної плати.
ВИСТУПИЛИ:
Лисенко П.Г. – технолог заводу, інформував про технічний стан обладнання та забезпечення заводу склотарою. Велика увага при-ділялася якості продукції, що дало змогу продавати пиво за меж-ами району.
Маринич О.А. – економіст планового відділу заводу, повідомила про кількість виробленої продукції за І квартал 2009 року.
УХВАЛИЛИ:
1. Роботу пивзаводу за І квартал 2009 року вважати задовільною.
Голова засідання (підпис)
Секретар (підпис)
Зразок (№ 5):
Протокол № 33
зборів орендного аграрного об’єднання “Каштан” Украгропрому 12.01.09
Голова: Тесленко О.М.
Секретар: Котова С.І.
Присутні: 26 осіб (реєстраційний список додається).
Відсутні: 1 (Іваненко Т.М. через хворобу).
Українська мова за професійним спрямуванням
Службове листування
Порядок денний: 1. Затвердження складу комісії з питань контролю дисципліни.
СЛУХАЛИ:
Інформацію голови орендного аграрного об’єднання “Каштан” Тищенка В.С. про стан дисципліни в колективі та необхідність ство-рення комісії з питань контролю дисципліни.
ВИСТУПИЛИ:
Грицай Г.П., Кисленко М.Д., Сич Т.Ю. з пропозицією включити до складу комісії 13 осіб . Усього виступило 10 осіб з конкретними пропозиціями щодо створення комісії з питань контролю дисциплі-ни у аграрному об’єднанні “Каштан”.
УХВАЛИЛИ:
1. До 20.01.1998 створити комісії з питань контролю дисципліни в аграрному об’єднанні в складі 13 осіб. Список додається.
Голова зборів (підпис)
Секретар (підпис)
Зразок (№ 6):
ПРОТОКОл № 14
засідання правління КСП «Степанівський»
6 липня 2009 року
Обрано членів правління – 9
Присутніх членів правління – 3
Голова зборів – Галька Микола Миколайович
Секретар – Доля Раїса Миколаївна
ПОРЯДОК ДЕННИЙ:
1. Про затвердження протипожежних заходів на період збирання врожаю зернових та кормових культур.
2. Організаційне питання.
3. Розгляд заяви.
410
Українська мова за професійним спрямуванням
Службове листування
I. СЛУХАЛИ:
Заходи на період збирання зернових та кормових культур, охоро-на врожаю від пожеж (доповідав нач. ПСО Вевченко М.А.). Заходи додаються.
УХВАЛИЛИ:
I. Протипожежні заходи на період збирання врожаю зернових та
кормових культур затвердити.
II. СЛУХАЛИ:
Організаційне питання (доповідав Галька М.М.), який зазначив,
що в господарстві уже дійшло до того, що з роботи людей звільня-ють одним розчерком пера. Так на сьогоднішній день у господарстві немає головного бухгалтера, бригадира тракторної бригади, зав. реммайстернею, але на їх місце немає жодної заяви. Неодноразово викликали людей, пропонували роботу, але ніхто не погоджується, далі так працювати не можна.
У нас є активні члени правління, але як тільки обговорюємо якісь спірні питання, чи коли потрібно допомогти господарству або взяти на себе якусь відповідальність, то вони враз «хворіють», намагають-ся відмовчатись на зборах.
Галька М.М. запропонував призначити комірником комори № 4 Павленка Івана Олександровича.
ВИСТУПИЛИ:
Пилипенко І.Г. – член правління КСП. Він підкреслив, що Івана Олександровича знає як людину чесну і сумлінну, тому підтримав його кандидатуру на посаду комірника.
УХВАЛИЛИ:
1. Призначити комірником комори № 4 Павленка Івана Олек-сандровича.
2 Обов'язки головного бухгалтера доручити виконувати тимча-сово помічникові головного бухгалтера – Линовицькій Олександрі Андріївні.
III. СЛУХАЛИ:
Про звільнення з посади механіка ЗАВ-40 – Малого Михайла
Павловича за станом здоров'я.
Українська мова за професійним спрямуванням
Службове листування
УХВАЛИЛИ:
1 Звільнити від обов'язків механіка зав-40 Малого Михайла Пав-ловича за станом здоров'я.
2. Призначити механіком ЗАВ-40 Короля Миколу Олексійовича.
Голова зборів (підпис)
Секретар (підпис)
Зразок (№ 7):
Протокол № 9
засідання членів агрофірми «Світанок»
Городищенського району
Черкаської області
16 вересня 2002 року
Всього членів агрофірми – 150
Присутні – 137 (реєстраційний список додається)
Голова засідання – Остапенко Ю. В.
Секретар – Бондаренко Т. О.
Члени правління: Іванишев В.О., Кондратюк І.М.,
Глухенька 0.Б., Азенко В.В.
Запрошені: Іванов О.В. – заст. директора агрофірми «Колос»,
Клименко В.О. – головний бухгалтер агрофірми «Колос».
ПОРЯДОК ДЕННИЙ:
1. Інформація про фінансовий стан агрофірми «Колос» на 16 ве-ресня 2008 року.
2. Про проведення робіт по сівбі озимих сортів пшениці на полі № 1.
3. Про проведення робіт по сівбі озимого жита на полі № 2.
4. Про проведення робіт по збиранню врожаю цукрових буряків на полі № З.
5. Про планування зустрічі спеціалістів в області агрохімії агро-фірм «Колос» та «Світанок» зі спеціалістами наукового підприєм-ства штату Вірджінія.
Українська мова за професійним спрямуванням
Службове листування
I. СЛУХАЛИ:
Інформацію головного бухгалтера Кононенка А.М. про еконо-мічний стан агрофірми «Світанок».
УХВАЛИЛИ:
Інформацію головного бухгалтера Кононенка А.М. прийняти до відома.
II. СЛУХАЛИ:
Директора агрофірми «Світанок» Остапенка Ю.В. про проведен-ня робіт по сівбі озимих сортів пшениці (доповідь додається)
ВИСТУПИЛИ:
Овенко О.П. – головний агрохімік агрофірми «Світанок». Він указав на необхідність перед сівбою внести на поле № 1 певну кіль-кість калійних добрив.
Іваненко Т.К. запропонувала, щоб головний економіст агрофірми «Світанок» Гончаров В.В. зробив розрахунок кількості добрив та закупив необхідну кількість їх до 28 вересня 2008 року.
УХВАЛИЛИ:
1. Доручити головному економістові Гончарову В.В. закупити необхідні калійні добрива до 28 вересня 2008 року.
2. Головному агрохімікові Овенку О.П. провести роботу по вне-сенню необхідної кількості калійних добрив на полі № 1.
III. СЛУХАЛИ:
Директора агрофірми «Світанок» Остапенка Ж.В. про проведен-ня робіт по сівбі озимих сортів жита (доповідь додається).
ВИСТУПИЛИ:
Агрохіміки Голік 0.І., Аккудінова В.В., Литвиненко О.В. з пропозицією внести до поля № 2 необхідну кількість фосфатних добрив. Вони вказали на те, що калійні добрива на поле № 2 вно-сити не потрібно.
Федоренко М.М. запропонував, щоб головний економіст агро-фірми «Світанок» Гончаров В.В. зробив розрахунок вартості до-брив. Економіст Тимошенко С.В. запропонував закупити іх необ-хідну кількість.
Українська мова за професійним спрямуванням
Службове листування
УХВАЛИЛИ:
1. Доручити головному економістові Гончарову В.В. провести розрахунки вартості фосфатних добрив.
2. Економістові Тимошенко С.В. закупити необхідну кількість фосфатних добрив.
3. Головному агрохімікові Овенку О.П. провести роботу по вне-сенню необхідної кількості фосфорних добрив на полі № 2.
IV. СЛУХАЛИ:
Директора агрофірми «Світанок» Остапенка Ю.В. про проведен-ня робіт по збиранню цукрових буряків на полі № З.
ВИСТУПИЛИ:
Агрохіміки Голік О.П., Іщенко Ю.В. із пропозицією дату збиран-ня цукрових буряків призначити на 23 вересня 2008 року для того, щоб вчасно внести необхідні пестициди.
УХВАЛИЛИ:
1. Роботу по збиранню цукрових буряків на полі № 3 проводи-ти з 23 вересня 2008 року з 8-ої години 30 хвилин до 16-ої годин 30 хвилин.
V. СЛУХАЛИ:
Директора агрофірми «Світанок» Остапенка Ю.В. і заступника
директора агрофірми «Колос» Клименка В.О. про зустріч агрохімі-ків агрофірм «Світанок» та «Колос» зі спеціалістами в області агро-хіміі науково-дослідного підприємства штату Вірджінія.
ВИСТУПИЛИ:
Анкудінова В.В. запропонувала висунути на зустріч зі спеціа-лістами кандидатури агрохіміків, що вільно володіють англійською мовою.
УХВАЛИЛИ:
1. На зустріч зі спеціалістами науково-дослідного підприємства штату Вірджінія призначити головного агрохіміка агрофірми «Ко-лос» Бондарчука А.М. і агрохіміків агрофірми «Світанок» Голіка О.П. та Литвиненка О.В.
Українська мова за професійним спрямуванням
Службове листування
12 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31