Українська мова за професійним спрямуванням. Навчальний посібник (частина 3)

§ 66. Протокол

Протокол – це один із найпоширеніших документів колегіальних органів, нарад, обговорень тощо.

У протоколі обов’язково фіксуються місце, число, мета прове-дення зборів, конференції, наради, склад присутніх, відсутніх, за-прошених, зміст доповідей і виступів з винесених у порядок ден-ний питань.

Оскільки у протоколі записують ухвалу, що стосується певного співробітника, то керівник має право вимагати від нього виконання доручених йому завдань (за ухвалою зборів).

Протокол веде секретар чи інша спеціально призначена керів-ником особа.

На оформлення протоколу дають 2–3 дні. Кожен протокол має номер (порядкову нумерацію вони мають з початку року, а навчальні заклади – з початку навчального року). Порядковий номер протоко-лу вказує на кількість проведених засідань.

Є ще протоколи – змістом яких є правдивий опис певної події, які укладають офіційні компетентні особи (напр.: протокол санінспек-тора, протокол автоінспектора).

Розрізняють три групи протоколів (за обсягом фіксованих даних):

1)         стислі;

2)         повні;

3)         стенографічні.

стислими називаються такі протоколи, у яких, крім назви доку-мента, номера, дати, назви організації, кількості присутніх, порядку денного, назви питання і хто висловився, записано лише ухвалу.

Перелік виступаючих і зміст їхніх виступів не записують.

Повними називають протоколи, у яких записують виступи допо-відачів, ухвали.

стенографічні протоколи – це документи, у яких усі виступи записано дослівно.

Реквізити протоколів:

•          назва виду документа;

•          порядковий номер протоколу (Протокол №1);

•          назва зборів, засідання, конференції, наради тощо;

•          назва організації, установи, фірми, де відбулися збори;

402

Українська мова за професійним спрямуванням

Службове листування

•          дата проведення зборів, засідання, конференції тощо, ліво-руч і нижче від назви організації пишуть дату, а праворуч – місце проведення (назва міста);

•          кількісний склад учасників (з нового рядка записують слово “Присутні” і вказують їх кількість. Якщо присутніх багато, то після слова “Присутні” записують: “Реєстраційний спи-сок присутніх додано”, а в протоколі зазначають їх загальну кількість. А потім записують: “Відсутні” і вказують кількість відсутніх, у дужках записують прізвища і ініціали відсутніх та вказують причину відсутності;

•          голова зборів, секретар;

•          порядок денний;

•          текст протоколу;

•          перелік додатків (із зазначенням кількості сторінок);

•          підписи керівників зборів (засідання, конференції).

Кожне питання протоколу описується за схемою “СЛУХАЛИ –

ВИСТУПИЛИ – УХВАЛИЛИ “.

Ці слова потрібно друкувати великими літерами. Перед словом “СЛУХАЛИ” ставлять римську цифру І (чи ІІ), що вказує на номер питання у порядку денному.

Після слова “СЛУХАЛИ” ставиться двокрапка.

У наступному рядку з абзацу потрібно вказати інші ініціали й прізвище доповідача, тему доповіді (повідомлення), наприклад:

1. СЛУХАЛИ:

Доповідь голови правління В.А.Козаченка про господарську і фі-нансову діяльність лісного господарства “Береза” за 2008 р.

Далі у протоколі переказується зміст доповіді або ж вказується, що текст доповіді додано до протоколу.

Аналогічно оформляється розділ “ВИСТУПИЛИ”. Виступи можна записувати:

1)         від імені 1-ої особи однини, наприклад: Рекомендую обрати до складу президії зборів Козачука В.П.

2)         у формі 3-ої особи однини (непряма мова), наприклад: Твердохліб І.Г. зазначив, що необхідно поліпшити

3)         у безособовій формі, наприклад: У виступі зазначалося, що технічні можливості агрофірми...

403

Українська мова за професійним спрямуванням

Службове листування

У розділі “УХВАЛИЛИ” записується чітко сформульоване рі-шення, яке може складатися з двох чи кількох пунктів. Ухвала може мати вигляд резолюції, яка складатися з двох частин:

1)         констатуючої,

2)         резолюційної. У констатуючій частині вказують, яке значення має обговорене

питання, зазначають досягнення і недоліки.

А в резолюційній частині – заходи, що спрямовані на виконання поставлених завдань.

Прийняті ухвали записують, починаючи словами: “Затвердити доповідь...”, “Схвалити заходи...”, “Прийняти до відома інформацію Іщенка В.В.

Зразок (№ 1):

Протокол № 12

правління зборів

фермерського господарства “Рискот-К”

17.12.2008 р.

м. Бориспіль

Голова – А.В. Стекляр

Секретар – В.Д. Парценко

Присутні: С.О. Павленко, Т.В. Шапірко, Г.М. Коваленко

Порядок денний:

1.         Звіт про виробничо-фінансову діяльність підприємства за 2008 р. (інформація головного бухгалтера С.О. Павленка).

2.         Затвердження складу комісії з питань контролю дисципліни (інформація заст. директора А.В. Стекляр).

1.СЛУХАЛИ:

С.О. Павленко доповів про порядок підготовки й складання річ-ного звіту, про завдання працівників обліку.

ВИСТУПИЛИ:

В. Шапірко – указав на необхідність ретельної підготовки мате-ріалів звіту.

Г.М. Коваленко – запропонувала закінчити складання звіту до 17 січня 2009 р.

404

Українська мова за професійним спрямуванням

Службове листування

УХВАЛИЛИ:

I.          Усім працівникам відділу обліку забезпечити своєчасну під-

готовку й високу якість матеріалів звітів про виробничо-фінансову

діяльність господарства за 2008 р.

II.        СЛУХАЛИ:

А.В. Стекляр з пропозицією включити до складу комісії 15 осіб.

УХВАЛИЛИ:

До 22.01.2009 р. створити комісію з контролю дисципліни в гос-подарстві в складі 15 осіб. Список додається.

ДОДАТОК: реєстраційний список на одній сторінці в одному примірнику.

Голова            А.В. Стекляр

Секретар        В.Д. Парценко

Зразок (№ 2):

Протокол № 10

виробничої наради працівників бухгалтерії агрофірми “Поділля”

12.12.08

Голова: С.В. Марченко Секретар: А.М. Токаречко

Присутні: головний бухгалтер С.В. Марченко, заст. головного бухгалтера Руденко М.Г., працівники бухгалтерії.

Порядок денний:

1.         Складання звіту з виробничо-фінансової діяльності агрофірми за 2008 рік (інформація головного бухгалтера С.В. Марченка).

2.         Указівки й пояснення Держкомстату з питань бухгалтерсько-го обліку і звітності (повідомлення заст. головного бухгалтера Руденко М.Г).

Українська мова за професійним спрямуванням

Службове листування

І. СЛУХАЛИ:

С.В. Марченко доповів про порядок підготовки і складання річ-ного звіту, про завдання працівників обліку.

ВИСТУПИЛИ:

С.П.Дмитрієв указав на потребу якнайретельнішої підготовки матеріалів звіту і заповнення таблиць.

Г.С.Яковлєва запропонувала організувати роботу таким чином, щоб закінчити складання звіту до 10 січня 2009 року.

УХВАЛИЛИ:

1.         Усім працівникам відділу обліку забезпечити своєчасну під-готовку й високу якість матеріалів звітів з виробничо-фінансової ді-яльності агрофірми за 2008 рік.

2.         Подати обласний звіт до 10 січня 2009 року.

ІІ. СЛУХАЛИ:

М.Г.Руденко про вказівки й пояснення Держкомстату з питань бухгалтерського обліку й звітності.

УХВАЛИЛИ:

Вказівки й пояснення Держкомстату від 07.12.08 з питань бухгал-терського обліку у агрофірмах взяти до відома і керуватися ними.

Голова            (підпис)

Секретар        (підпис)

Зразок (№ 3):

Протокол № 14

наради у директора «Райсільгоспхімії»

з питань підготовки до весняно-польових робіт

17 березня 1999 року

Голова: Іваненко В.І. Секретар: Приходько А.В.

Присутні: Покидько О.А. – заступник директора, Дем’ячук М.І. – головний бухгалтер, Небрат В.І. – головний інженер, Маруняк

Українська мова за професійним спрямуванням

Службове листування

В.А. – начальник цеху №1, Грінчук Л.А. – начальник цеху № 2, Гонтарєв П.В. – начальник ремонтної майстерні, Приймак А.В. – головний диспетчер .

Порядок денний: 1. Про хід підготовки підприємства до проведення весняно-польових робіт.

СЛУХАЛИ:

Про хід підготовки підприємства до проведення весняно-польових робіт.

УХВАЛИЛИ:

1.         Звернути увагу начальника ремонтної майстерні Гонтарє-ва П.В. на вкрай повільні темпи ремонту Т-150 та зобов’язати його до 25.03.09 завершити ремонт і передати трактор за актом в цех № 2 .

2.         Начальникам цехів Марунянові В.А. та Грінчукові Л.А. до 01.04.09 завершити комплектування бригад механізаторів для дво-змінної роботи.

3.         Заступникові директора Покидькові О.А. до 10.04.09 забезпе-чити комплектування запасними частинами згідно зі специфікою, а до 15.04.09 – паливно-мастильними матеріалами.

4.         Головному інженерові Небрату В.І. напередодні проведення весняно-польових робіт організувати чергування ремонтних бригад та подати до 01.04.09 відповідний графік на затвердження директо-рові «Райсільгоспхімії» Іваненку В.І.

5.         З метою оперативного реагування на хід до весняно-польових робіт головному диспетчерові Приходьку А.В. організувати цілодо-бове чергування з 1.04.99.

Голова            (підпис)

Секретар        (підпис)

Українська мова за професійним спрямуванням

Службове листування

Зразок (№ 4):

Протокол № 4

засідання правління акціонерного товариства

“ВЕЛИКА КРУЧА”

28.05.09

Усього членів правління – 18. Присутні – 16 (реєстраційний список додається). Відсутні – 2 (Коваленко І.Д. – у відрядженні, Ігнатенко О.М. – через хворобу)

Голова: Пилипенко І.І. Секретар: Іваненко П.М.

Порядок денний:

1.         План вирощення овочевих культур у 2009 році.

2.         Підсумки роботи підприємства несільськогосподарського ви-робництва за І квартал 2009 року.

І. СЛУХАЛИ:

Доповідь Арсенинка Л.М. – головного агронома “План вирощен-ня овочевих культур у 2009 році”.

Доповідач детально ознайомив присутніх з тим, які площі будуть використані під овочі. Це поля бригади № 4, які в минулому році були під пшеницею. Головний агроном підкреслив, що велика увага в цьому році буде приділена вирощенню помідорів. Також будуть висаджені такі культури, як: перець, баклажани, морква, цибуля. Всі працюють сумлінно, старанно, щоб отримати хороші результати.

Доповідач відзначив роботу бригад № 1 і № 4, де бригадирами є Хоменко Л.В., Мартиненко К.О.(план вирощення овочевих культур у 2009 р. додається).

ВИСТУПИЛИ:

Мартиненко К.О. – бригадир, сказав, що добре слухати хороші слова про бригаду. Але є проблеми, які слід вирішити, а саме: забез-печити технікою і паливно-мастильними матеріалами .

Ковальчук І.С. – головний механік, запевнив, що механізатори зроблять усе, щоб забезпечити якісну висадку культур. Для цього для бригади № 4 виділять ще один трактор.

408

Українська мова за професійним спрямуванням

Службове листування

УХВАЛИЛИ:

1.         План вирощення овочевих культур у 2009 році затвердити.

2.         Виділити бригаді № 4 ще один трактор.

3.         Головному інженерові Ковалку К.Н. забезпечити бригади № 1 і № 4 технікою і паливно-мастильними матеріалами.

ІІ. СЛУХАЛИ:

Ілляшенко А.І. – головний економіст, повідомила, що на балансі підприємства знаходиться пивзавод, який приніс за І квартал 2009 року 5 млн. грн. Гроші були використані для погашення платежів та реалізації заробітної плати.

ВИСТУПИЛИ:

Лисенко П.Г. – технолог заводу, інформував про технічний стан обладнання та забезпечення заводу склотарою. Велика увага при-ділялася якості продукції, що дало змогу продавати пиво за меж-ами району.

Маринич О.А. – економіст планового відділу заводу, повідомила про кількість виробленої продукції за І квартал 2009 року.

УХВАЛИЛИ:

1. Роботу пивзаводу за І квартал 2009 року вважати задовільною.

Голова засідання       (підпис)

Секретар        (підпис)

Зразок (№ 5):

Протокол № 33

зборів орендного аграрного об’єднання “Каштан” Украгропрому 12.01.09

Голова: Тесленко О.М.

Секретар: Котова С.І.

Присутні: 26 осіб (реєстраційний список додається).

Відсутні: 1 (Іваненко Т.М. через хворобу).

Українська мова за професійним спрямуванням

Службове листування

Порядок денний: 1. Затвердження складу комісії з питань контролю дисципліни.

СЛУХАЛИ:

Інформацію голови орендного аграрного об’єднання “Каштан” Тищенка В.С. про стан дисципліни в колективі та необхідність ство-рення комісії з питань контролю дисципліни.

ВИСТУПИЛИ:

Грицай Г.П., Кисленко М.Д., Сич Т.Ю. з пропозицією включити до складу комісії 13 осіб . Усього виступило 10 осіб з конкретними пропозиціями щодо створення комісії з питань контролю дисциплі-ни у аграрному об’єднанні “Каштан”.

УХВАЛИЛИ:

1. До 20.01.1998 створити комісії з питань контролю дисципліни в аграрному об’єднанні в складі 13 осіб. Список додається.

Голова зборів            (підпис)

Секретар        (підпис)

Зразок (№ 6):

ПРОТОКОл № 14

засідання правління КСП «Степанівський»

6 липня 2009 року

Обрано членів правління – 9

Присутніх членів правління – 3

Голова зборів – Галька Микола Миколайович

Секретар – Доля Раїса Миколаївна

ПОРЯДОК ДЕННИЙ:

1.         Про затвердження протипожежних заходів на період збирання врожаю зернових та кормових культур.

2.         Організаційне питання.

3.         Розгляд заяви.

410

Українська мова за професійним спрямуванням

Службове листування

I. СЛУХАЛИ:

Заходи на період збирання зернових та кормових культур, охоро-на врожаю від пожеж (доповідав нач. ПСО Вевченко М.А.). Заходи додаються.

УХВАЛИЛИ:

I.          Протипожежні заходи на період збирання врожаю зернових та

кормових культур затвердити.

II.        СЛУХАЛИ:

Організаційне питання (доповідав Галька М.М.), який зазначив,

що в господарстві уже дійшло до того, що з роботи людей звільня-ють одним розчерком пера. Так на сьогоднішній день у господарстві немає головного бухгалтера, бригадира тракторної бригади, зав. реммайстернею, але на їх місце немає жодної заяви. Неодноразово викликали людей, пропонували роботу, але ніхто не погоджується, далі так працювати не можна.

У нас є активні члени правління, але як тільки обговорюємо якісь спірні питання, чи коли потрібно допомогти господарству або взяти на себе якусь відповідальність, то вони враз «хворіють», намагають-ся відмовчатись на зборах.

Галька М.М. запропонував призначити комірником комори № 4 Павленка Івана Олександровича.

ВИСТУПИЛИ:

Пилипенко І.Г. – член правління КСП. Він підкреслив, що Івана Олександровича знає як людину чесну і сумлінну, тому підтримав його кандидатуру на посаду комірника.

УХВАЛИЛИ:

1. Призначити комірником комори № 4 Павленка Івана Олек-сандровича.

2 Обов'язки головного бухгалтера доручити виконувати тимча-сово помічникові головного бухгалтера – Линовицькій Олександрі Андріївні.

III.       СЛУХАЛИ:

Про звільнення з посади механіка ЗАВ-40 – Малого Михайла

Павловича за станом здоров'я.

Українська мова за професійним спрямуванням

Службове листування

УХВАЛИЛИ:

1 Звільнити від обов'язків механіка зав-40 Малого Михайла Пав-ловича за станом здоров'я.

2. Призначити механіком ЗАВ-40 Короля Миколу Олексійовича.

Голова зборів            (підпис)

Секретар        (підпис)

Зразок (№ 7):

Протокол № 9

засідання членів агрофірми «Світанок»

Городищенського району

Черкаської області

16 вересня 2002 року

Всього членів агрофірми – 150

Присутні – 137 (реєстраційний список додається)

Голова засідання – Остапенко Ю. В.

Секретар – Бондаренко Т. О.

Члени правління: Іванишев В.О., Кондратюк І.М.,

Глухенька 0.Б., Азенко В.В.

Запрошені: Іванов О.В. – заст. директора агрофірми «Колос»,

Клименко В.О. – головний бухгалтер агрофірми «Колос».

ПОРЯДОК ДЕННИЙ:

1.         Інформація про фінансовий стан агрофірми «Колос» на 16 ве-ресня 2008 року.

2.         Про проведення робіт по сівбі озимих сортів пшениці на полі № 1.

3.         Про проведення робіт по сівбі озимого жита на полі № 2.

4.         Про проведення робіт по збиранню врожаю цукрових буряків на полі № З.

5.         Про планування зустрічі спеціалістів в області агрохімії агро-фірм «Колос» та «Світанок» зі спеціалістами наукового підприєм-ства штату Вірджінія.

Українська мова за професійним спрямуванням

Службове листування

I.          СЛУХАЛИ:

Інформацію головного бухгалтера Кононенка А.М. про еконо-мічний стан агрофірми «Світанок».

УХВАЛИЛИ:

Інформацію головного бухгалтера Кононенка А.М. прийняти до відома.

II.        СЛУХАЛИ:

Директора агрофірми «Світанок» Остапенка Ю.В. про проведен-ня робіт по сівбі озимих сортів пшениці (доповідь додається)

ВИСТУПИЛИ:

Овенко О.П. – головний агрохімік агрофірми «Світанок». Він указав на необхідність перед сівбою внести на поле № 1 певну кіль-кість калійних добрив.

Іваненко Т.К. запропонувала, щоб головний економіст агрофірми «Світанок» Гончаров В.В. зробив розрахунок кількості добрив та закупив необхідну кількість їх до 28 вересня 2008 року.

УХВАЛИЛИ:

1.         Доручити головному економістові Гончарову В.В. закупити необхідні калійні добрива до 28 вересня 2008 року.

2.         Головному агрохімікові Овенку О.П. провести роботу по вне-сенню необхідної кількості калійних добрив на полі № 1.

III.       СЛУХАЛИ:

Директора агрофірми «Світанок» Остапенка Ж.В. про проведен-ня робіт по сівбі озимих сортів жита (доповідь додається).

ВИСТУПИЛИ:

Агрохіміки Голік 0.І., Аккудінова В.В., Литвиненко О.В. з пропозицією внести до поля № 2 необхідну кількість фосфатних добрив. Вони вказали на те, що калійні добрива на поле № 2 вно-сити не потрібно.

Федоренко М.М. запропонував, щоб головний економіст агро-фірми «Світанок» Гончаров В.В. зробив розрахунок вартості до-брив. Економіст Тимошенко С.В. запропонував закупити іх необ-хідну кількість.

Українська мова за професійним спрямуванням

Службове листування

УХВАЛИЛИ:

1.         Доручити головному економістові Гончарову В.В. провести розрахунки вартості фосфатних добрив.

2.         Економістові Тимошенко С.В. закупити необхідну кількість фосфатних добрив.

3.         Головному агрохімікові Овенку О.П. провести роботу по вне-сенню необхідної кількості фосфорних добрив на полі № 2.

IV.       СЛУХАЛИ:

Директора агрофірми «Світанок» Остапенка Ю.В. про проведен-ня робіт по збиранню цукрових буряків на полі № З.

ВИСТУПИЛИ:

Агрохіміки Голік О.П., Іщенко Ю.В. із пропозицією дату збиран-ня цукрових буряків призначити на 23 вересня 2008 року для того, щоб вчасно внести необхідні пестициди.

УХВАЛИЛИ:

1. Роботу по збиранню цукрових буряків на полі № 3 проводи-ти з 23 вересня 2008 року з 8-ої години 30 хвилин до 16-ої годин 30 хвилин.

V.        СЛУХАЛИ:

Директора агрофірми «Світанок» Остапенка Ю.В. і заступника

директора агрофірми «Колос» Клименка В.О. про зустріч агрохімі-ків агрофірм «Світанок» та «Колос» зі спеціалістами в області агро-хіміі науково-дослідного підприємства штату Вірджінія.

ВИСТУПИЛИ:

Анкудінова В.В. запропонувала висунути на зустріч зі спеціа-лістами кандидатури агрохіміків, що вільно володіють англійською мовою.

УХВАЛИЛИ:

1. На зустріч зі спеціалістами науково-дослідного підприємства штату Вірджінія призначити головного агрохіміка агрофірми «Ко-лос» Бондарчука А.М. і агрохіміків агрофірми «Світанок» Голіка О.П. та Литвиненка О.В.

Українська мова за професійним спрямуванням

Службове листування

 

 

8