Главная->Українська мова->Содержание->§ 64. Класифікація службових листів. їх реквізити. Поради щодо укладання службових листів

Українська мова за професійним спрямуванням. Навчальний посібник (частина 3)

§ 64. Класифікація службових листів. їх реквізити. Поради щодо укладання службових листів

Усі ділові листи за функціональними ознаками поділяють на дві групи:

•          листи, що вимагають листа-відповіді (до них належать: листи-прохання, листи-звертання, листи-пропозиції, листи-запити, листи-вимоги),

•          листи, що не вимагають листа-відповіді (серед них: листи-попередження, листи-нагадування, листи-підтвердження, га-рантійні листи, інформаційні листи, листи-розпорядження).

За кількістю адресатів розрізняють листи звичайні, циркулярні, колективні.

•          Звичайний лист надсилається одній інстанції.

•          Циркулярний лист надсилається цілому ряду підпорядкова-них інстанцій з одного джерела.

•          Колективний лист, навпаки, пишеться від імені керівників кількох підприємств і надсилається на одну адресу.

За змістом і об’ємом листи поділяються на прості, або одноас-пектні, і складні, чи багатоаспектні (під аспектом розуміємо думку, висловлену одним чи декількома реченнями). До багатоаспектних листів дослідники відносять листи, у яких одночасно висловлено і прохання, і гарантію, і нагадування.

За тематичною ознакою листи можна поділити на адміністративно-господарські, виробничі, пропагандистські тощо.

За структурними ознаками розрізняють листи стандартні і нестандартні. Сьогодні накреслюється тенденція до стандартиза-ції службового листування. Нестандартний лист свідчить лише про незвичайність даної ситуації і зберігає свою значимість.

Складові частини (реквізити) всіх листів:

•          назва й адреса організації відправника листа;

•          номер і дата листа;

•          назва й адреса одержувача листа;

•          заголовок листа;

•          номер і дата листа, що правили за основу для складання відповіді;

370

Українська мова за професійним спрямуванням

Службове листування

•          текст листа;

•          перелік додатків із зазначенням кількості сторінок;

•          підпис керівника;

•          віза виконавця (підпис на копію). При укладанні ділових листів потрібно дотримуватись певних

правил, порад, зокрема:

1.         Будьте лаконічними. Не пишіть занадто довгих листів. Викла-

дайте суть справи точно, лаконічно, коротко, просто.

2.         Починаючи листа, використовуйте усталені формули-

звертання: «Шановний пане ...», «Шановна пані ...», «Вельмишанов-

ний професоре», «Шановний лікарю», «Пане вчителю», «Шановний

пане прокуроре»; до служителів церкви слід звертатися так: «Слава

Ісусу Христу!» (Христос народився! Христос воскрес!) Всечесні-

ший Отче Пароху, Всесвітліший Отче Докторе, Високопреподоб-

ний Отче Раднику, Преосвященний Ексцеленціє, Ваше Преосвящен-

ство, Ваше Блаженство, Блаженніший і дорогий Митрополите,

Ваша Еміненціє! (до кардинала), Ваша святосте! (до Патріарха); до

Президента держави: Ваша Високодостойносте Пане Президенте,

до міністрів і послів: Високодостойний пане Міністре, Високодос-

тойний пане Амбасадоре тощо.

Використовуйте вступні фрази: Висловлюємо свою вдячність

за ..., Ми отримали Вашого листа з повідомленням про ..., Відпо-

відаючи на Ваш запит від (дата) ... , На підтвердження нашої

домовленості ..., Відповідно до контракту № ... , підписаному

нашими фірмами ..., Посилаючись на рекламне оголошення в га-

зеті       , просимо Вас ... , Повідомляємо Вам ... , Ми уважно

розглянули Ваше прохання і повідомляємо ... , Просимо Вас наді-слати нам ... тощо.

3.         Щодо тексту листа, то вчені зазначають, що він має склада-

тись із двох логічно пов’язаних між собою частин: перша – опис

фактів або подій, які були підставою для написання листа; друга –

виклад пропозиції, прохання, рішення по суті змісту. Навіть якщо

лист складається з однієї фрази, то її побудова повинна відповідати

цьому принципові, наприклад:

У зв’язку з виділенням лабораторії додаткової площі, яка вима-гає ремонту, просимо дозволити використання коштів по статті № ... річного кошторису.

Українська мова за професійним спрямуванням

Службове листування

Простіші листи (у яких порушуються прості теми: прохання про підтвердження тощо) можуть складатися з однієї частини, напри-клад: Просимо підтвердити згоду телексом.

Нагадаємо, що у листі має бути висловлено готовність до подаль-шої співпраці, думка щодо очікуваного результату тощо. У такому випадку особлива роль належить т.зв. «ударній фразі». Для мотиву-вання дій використовуються такі фрази:

У порядку обміну досвідом ...

У порядку надання технічної допомоги ...

З метою подальшого співробітництва ...

Попередження:

Після закінчення ____ денного строку договір втрачає силу.

Фірма зберігає за собою право         .

Гарантія:

Підприємство гарантує якість протягом     .

Знання й доречне використання таких словосполучень значно полегшує процес складання листів.

4.         Думки, інформацію тощо викладайте логічно і послідовно,

використовуючи вислови-зв’язки: дозвольте також, принагідно я

хотів би, крім того, при нагоді прошу Вас, крім того, висловлюємо

свої міркування щодо…, вважаємо перспективним ...

5.         Добирайте слова, речення так, щоб вони читались однозначно, не використовуйте іншомовні слова, якщо є їх українські відповідники.

6.         Будьте ввічливими, культурними у спілкуванні. Не соромтесь зайвий раз написати «дякую», «вибачте».

7.         Уникайте заперечних та категоричних фраз. Намагайтесь до-брозичливо переконувати, домагатись чогось тощо.

У нашому мовознавстві та діловодстві довгий час панувала офі-ційна теорія про те, що діловий стиль ні в якому разі не допускає жодних емоційних відхилень, листи мають бути офіційними, місти-ти лише необхідну інформацію.

Американський маркетолог та публіцист Рон Теппер вважає, що використовуючи гумор, можна привернути увагу покупця і змусити його прочитати всього листа, але і тут потрібна певна міра обереж-ності. Автор пропонує зразок листа банкіра своєму клієнтові, з яким у нього склалися дружні стосунки:

Дорогий колего по банківських операціях!

372

Українська мова за професійним спрямуванням

Службове листування

Роблячи останні героїчні зусилля, щоб захистити Вашу фінансо-ву репутацію, я взяв на себе сміливість зняти 8 серпня 1985 року з Вашого рахунку 1 274,66 $ на виплату відсотків.

Я намагався повідомити Вам про це по телефону, але, як за-вжди, виявляв, що Ви кудись сховались і недосяжні.

Якщо виникнуть питання – телефонуйте.

Автори «Універсального довідника...» застерігають, що при на-писанні листів потрібно бути обережними, «щоб не переступити хиткої межі між мистецтвом та непрофесійністю».

8.         Зміст завершальних речень має бути продуманим. Може бути

висловлено:

•          подяку: ще раз дякуємо Вам, хочемо ще раз висловити свою щиру вдячність, дякую за допомогу ...

•          сподівання, надії: сподіваємося, що домовленість буде вза-ємовигідною, ... що запропоновані зміни у проекті угоди не викличуть суттєвих заперечень, розраховуємо на тісне і взаємовигідне співробітництво, маємо надію на встанов-лення тісних контактів між нашими фірмами;

•          запевнення: запевняємо, що Ви цілком можете розраховувати на нашу підтримку; ми будемо раді співпрацювати з Вами;

•          прохання (зателефонувати, дати відповідь найближчим ча-сом, надіслати документи тощо): просимо уважно ознайоми-тися з документами і дати відповідь, просимо Вас якомога швидше підтвердити свою згоду, просимо Вас терміново по-відомити;

•          вибачення: щиро просимо вибачення за цю вимушену затрим-ку з оплатою, просимо вибачення за прикру помилку з ... .

9.         Використання прощальних фраз залежить від того, наскільки

ви знайомі з адресатом. Коректними є такі: щиро Ваш ..., З найкра-

щими побажаннями ..., щиро відданий Вам .... .

Більш офіційно звучатимуть прощання: з повагою ..., з вдячністю і повагою ..., з повагою і найкращими побажаннями ..., залишаємось з пошаною..., бажаємо успіхів ... . Запам’ятайте, не можна закінчу-вати листа панібратськими чи фамільярними фразами.

Подбайте про те, щоб ваш лист і за формою, і за змістом був конкуренто-спроможним (гарний презентабельний конверт, бланк фірми на білосніжному високоякісному папері). М.С.Дороніна

Українська мова за професійним спрямуванням

Службове листування

пише: «Неможливість передати ті позитивні емоції, які передають-ся в спілкуванні через невербальні канали, в діловому листуванні частково компенсуються якістю паперу, на якому написано лист, чіт-кістю думок, красивим розміщенням тексту на аркуші»1.

На бланку листа є місце для номера листа і дати. Якщо ви від-правляєте лист, то проставляєте ці дані так:

№ 35/142

«02» лютого 2009 р.

Дату можна записати і так: 19.10.09. У фінансових документах використовують словесно-цифровий спосіб.

Якщо ви пишете лист-відповідь, то він, на думку А.П.Коваль, має містити як обов’язковий реквізит – посилання на номер, дату і суть листа-запиту. Це дасть можливість (при одержанні листа-відповіді швидко й легко відшукати лист-запит у справі, ознайомитися з ним; тоді короткий зміст відповіді стане одразу зрозумілим. Посилання на номер і дату листа-запиту записують так:

На № 56-28 від 12.03.09 або

На № 29-18 від 12 березня 2009 р.

Коротка суть листа передається у його заголовку. Заголовок листа пишуть над текстом ліворуч, під кутовим штампом. У за-головку дуже коротко викладають зміст листа однією фразою (у деяких підручниках з ділового мовлення вказано, що заголовок має містити не більше чотирьох-п’яти рядків, у кожному з яких не більше 28-ми символів). Найчастіше заголовки починаються сло-вом Про, наприклад:

Про підготовку господарства до зимівлі худоби 2009-2010 р.р.

або ж:

Про щоквартальну державну статзвітність по формі 2ТП (водгосп).

Заголовки ж частин великого за обсягом документа (розділів його) можна розміщувати на аркуші в різних місцях. Назва листа і вказівка його виду не пишуться.

1Дороніна М.С. Культура спілкування ділових людей: Навчальний посібник. – Видав-ничий дім «Academia”, 1998. – С. 71.

Українська мова за професійним спрямуванням

Службове листування

 

 

6