Главная->Українська мова->Содержание->§ 53. Доповідна записка

Українська мова за професійним спрямуванням. Навчальний посібник (частина 2)

§ 53. Доповідна записка

Доповідна записка – це документ, у якому інформують керів-ника закладу (організації, установи) про ситуацію, що склалася; про факти чи події, що відбулися; про виконану роботу.

Ці записки поділяють на групи:

1)         звітні;

2)         інформаційні;

3)         ініціативні. Доповідна записка пишеться з ініціативи автора або ж на основі

вказівки керівника. Залежно від адресата доповідні записки поді-ляються на 2 групи:

1)         внутрішні (адресуються керівникові установи чи підрозділу);

2)         зовнішні (адресуються керівникові вищої організації). Інколи до доповідних записок деякі дослідники1 відносять і

службові записки. Вони мало чим різняться від доповідних, мають ті ж самі реквізити.

Реквізити доповідної записки:

– адресат;

– прізвище, ім’я та по батькові посадової особи, назва посади;

– назва виду документа;

– заголовок (стислий зміст тексту);

– текст;

– додаток (при наявності);

– підпис;

– дата.

1Див.: Молдованов М.І., Сидорова Г.М. Сучасний діловий документ: Зразки найважливіших документів українською мовою. – К.: Техніка, 1992. – 399 с.

319

Українська мова за професійним спрямуванням

Довідково-інформаційні документи

Зразок (№1):

Головному бухгалтерові КСП “Авангард” Тарасенку Г.Г.

ДОПОВіДнА ЗАПисКА

22.05.09

Про стан первинного обліку великої рогатої худоби на фермі комплексної бригади № 2

За вашим розпорядженням я впродовж 18–21 травня 2009 переві-рив стан первинного обліку ВРХ на фермі бригади № 2. У результаті перевірки встановлено таке:

1.         Книга обліку руху худоби ведеться недбало. У записах 6 ви-правлень. У підсумкових даних приходу і витрат по групі нетелів за другу половину березня ц.р. допущені грубі арифметичні помилки.

2.         Результати зважування молодняка і тварин, що знаходяться на відгодівлі, проведено 31 березня ц.р. ще не записані в книгу об-ліку руху худоби.

3.         Акти на оприбуткування приплоду тварин оформляються че-рез 2–3 дні після одержання приплоду (наприклад, акти № 26 і № 27 від 2 квітня і акти № 34 і № 35 від 4 квітня ц.р.)

4.         У відомостях № 18–21 витрати кормів по групі бичків наро-дження 2009 року за 2–5 квітня ц.р. відсутні підписи осіб, що одер-жали корми.

Усе це – результати неуважного ставлення до своїх обов’язків зав.ферми Супруна В.А. та обліковця Даценка В.М.

Вважаю за необхідне запропонувати Супрунові В.А. і Даценкові В.М. негайно виправити вказані помилки і далі суворо дотримува-тися правил оформлення первинної документації на фермі.

ДОДАТОК: Довідка про фактичну наявність поголів’я вели-кої рогатої худоби на фермі комплексної бригади № 2 за станом на 20 травня 2009 року (на 2 стор.)

Бухгалтер:      підпис Н.В.Гойчук

Українська мова за професійним спрямуванням

Довідково-інформаційні документи

Зразок (№2):

Генеральному директорові фермерського господарства

Голубченку О.я.

ДОПОВіДнА ЗАПисКА

16.04.09

Про порушення правил оформлення первинної документації на молочно-товарній фермі фермерського господарства

На молочно-товарній фермі фермерського господарства (завіду-юча В.П.Сіренко, обліковець Л.К.Сич), незважаючи на неодноразові вказівки, порушуються правила оформлення документації з обліку надою й витрачання молока.

Так, у журналі обліку надою молока за 10 квітня ц.р. не зроблено записи про ранкове, а 12 квітня – про вечірнє доїння. Крім того, у цьому журналі за 15 квітня ц.р. не заповнена графа “обслуговува-лось корів”. У накладних на відправку молока й молочних продуктів недбало заповнені показники у графі “Відправлено”. Наприклад, у накладних № 46 і № 49 за 16 і 18 квітня ц.р. не вказано час відправ-лення та кислотність молока.

Унаслідок таких фактів створюється плутанина в розрахунках і порушуються строки опрацювання документів.

Вважаю, що так працювати не можна. Прошу Вас поставити питання про стан первинного обліку на молочно-товарній фермі на розгляд правління фермерського господарства.

Додаток: акти перевірки стану первинного обліку на молочно-товарній фермі колгоспу на 3 аркушах.

Головний бухгалтер (підпис)          Л.К. Ступак

Українська мова за професійним спрямуванням

Довідково-інформаційні документи

Зразок (№ 3):

Директорові агрофірми “Степові обрії” Мовчану В.П.

ДОПОВіДнА ЗАПисКА

15.04.09

Про відрядження

Згідно з рішенням загальних зборів членів агрофірми я була у відрядженні в м. Івано-Франківську з метою укладання договору з комбінатом лісобудівельних матеріалів. Відповідно до договору аг-рофірма отримає 100.000 (сто тисяч) м3 лісобудівельного матеріалу.

Доручення виконано.

Старший економіст  (підпис)          П. Ісай

Зразок (№ 4):

Директорові рибного господарства “Плесо” Маховенку М.І.

слУжБОВА ЗАПисКА

14.07.09

Про перевірку стану

вилову риби

Перевіркою встановлено, що в період з 1 квітня до 14 липня 2009 року, у період нересту та заборони на вилов риби було виявлено 16 правопорушень. Затримано 25 браконьєрів, з яких стягнуто штраф у розмірі 1890 (тисяча вісімсот дев’яносто) гривень 08 копійок.

Підпис

Українська мова за професійним спрямуванням

Довідково-інформаційні документи

Завдання 1. Прочитайте текст службової записки. Яких, на вашу думку, реквізитів не вистачає?

слУжБОВА ЗАПисКА

Як показує аналіз об’єму продажу на аграрних біржах України насіння соняшника, загальний обсяг у листопаді цього року склав 2,5 млн. грн.

Безрезультатно закінчились торги на Одеській товарній, Полтав-ській регіональній агропромисловій, Вінницькій товарній універ-сальній біржах. Практично зникли із пропозицій насіння соняшника. Незалежно від загальної невисокої якості останніх, ціни попиту на деяких біржах при базисі поставки EX досягають 520-530 грн. за 1 т.

При цьому звертають на себе увагу дві останні угоди на Харків-ській товарній біржі на насіння соняшника об’ємом 100 т по ціні 505 грн. за 1 т. Така ціна пояснюється більш низькою (у порівнянні зі звичайною) якістю насіння.

За інформацією, отриманою від представників цієї біржі, зараз в області активно пробують купувати насіння соняшника представни-ки Туреччини та Німеччини.

Пропоную терміново направити працівників відділу постачання у відрядження в Херсонську область для укладання договорів на купівлю насіння соняшника безпосередньо у виробників, що дасть змогу більш дешево придбати насіння та зробити його конкуренто-спроможним.

2.12.99            Б.І.Попов

Завдання 2. Відредагуйте подану нижче службову записку.

Директору Новоукраїнськой машино-технологіческої станціі Лищик РомануКузьмичу

слУжБОВА ЗАПисКА.

Прошу дати дозвіл на відвантаженя на условіях лізинга сроком на 3 роки зернозборочного комбайна “Нива” на адресу Лисичан-ського КСП “Зоря”.

Стоїмость комбайна буде сплачена зерном пшениці 3-го класу

Договір оренди додається.

Начальник цеху № 2 М.О. Пустовіт

Українська мова за професійним спрямуванням

Довідково-інформаційні документи

Завдання 3. Прочитайте документ.

Начальникові виробництва дослідного заводу Директорові Інституту механізації та електрифікації сільського господарства

слУжБОВА ЗАПисКА

У зв’язку з тим, що експериментальні дослідження дослідного зразка зернотукової сівалки передбачені планом науково-дослідних робіт Інституту, починаючи з квітня 2009 року, прошу Вас включити до плану виробництва на 2010 рік виготовлення дослідного зразка зернотукової сівалки.

Фінансування виготовлення здійснюватиметься Академією аграрних наук.

Начальник лабораторії механізації сівби    С.Д. Кравченко

II. Дайте відповіді на подані нижче запитання:

Який це документ за:

– напрямом;

– призначенням;

– місцем виникнення;

– походженням.

 

 

29