Главная->Українська мова->Содержание->§ 44. Вимоги до тексту документа і його оформлення. мова документів

Українська мова за професійним спрямуванням. Навчальний посібник (частина 2)

§ 44. Вимоги до тексту документа і його оформлення. мова документів

Текст (від лат. textum – зв'язок, поєднання, тканина) – це писем-ний мовленнєвий масив документа, що становить лінійну послідов-ність висловлень, об'єднаних смисловими і граматичними зв'язками, а в загальнокомпозиційному плані – спільною темою і сюжетною заданістю.

Текст є основою кожного документа, а точніше – одним із осно-вних реквізитів документа. У ньому має бути розкрито причину, мету написання документа, суть справи, докази, висновки. Текст, на дум-ку багатьох дослідників, повинен бути конкретним, об'єктивним, стислим, юридично бездоганним.

Він складається з таких частин: вступу (вказують на причину на-писання документа), основної частини (розкривають суть питання, аргументують певні положення, висловлюють певні міркування), закінчення (розкривають мету укладання документа).

Українська мова за професійним спрямуванням

Розділ VI

За способом викладу розрізняють1 такі види текстів:

1)         розповідь;

2)         опис;

3)         міркування.

Розповідь про події, явища, факти в їх хронологічній послідов-ності використовують в автобіографіях, протоколах, звітах тощо.

Опис – це перелік ознак, властивостей та ін., а також загальна характеристика явища. Цей спосіб викладу використовують в актах, звітах, наказах, постановах тощо.

Міркування – це спосіб викладу, при якому визначення, суджен-ня і висновки розкривають внутрішній зв'язок явищ і, як правило, доводять певне положення за допомогою причинно-наслідкових зв'язків, зіставлень, порівнянь, розкриття змісту цих зв'язків. Доказ чогось у документі формується у формі міркувань від загального до часткового, від фактів до узагальнень.

Часто в одному документі поєднуються всі три способи викладу.

До викладу матеріалу ставляться такі вимоги:

•          виклад повинен бути чітко продуманим і логічним;

•          основним елементом логічної побудови змісту всього доку-мента є виклад його мети;

•          фактичний матеріал має бути достовірним, актуальним, пе-реконливим;

•          не можна переобтяжувати текст другорядними деталями;

•          найдоцільніше кожен документ присвячувати якомусь одно-му питанню;

•          текст документа має бути точним (не допускати двозначних тлумачень);

•          зміст має бути викладено в нейтральному тоні;

•          при стислому викладі має забезпечуватися повнота інформа-ції (учені радять домагатися типізації мовних засобів, уніфі-кації термінів, спрощення синтаксису);

•          рекомендовано текст ділити умовно на дві частини: у першій давати обгрунтування, а в другій – висновки, пропозиції, рі-шення, розпорядження чи прохання. Якщо текст документа складається з одного речення, то і воно має мати в собі ці дві частини.

1Коваль А.П. Культура ділового мовлення. – К.: Либідь, 1982. – С. 48–49.

Українська мова за професійним спрямуванням

Писемна форма офіційно-ділового стилю. Документи,їх різновиди.

Автори багатьох підручників рекомендують удосконалювати мову ділових паперів. Серед їх порад найчастіше зустрічаються такі:

1.         Текст викладати від 3-ої особи, наприклад: Атестаційна комісія ухвалила… Ректорат висловлює подяку… Від першої особи пишемо автобіографії, заяви, доповідні, пояснювальні записки, накази.

2.         У текстах документів не можна вживати емоційно забарвленої лексики, образних висловів, фразеологізмів тощо.

3.         Стійкі словосполучення, стандартизовані сполучення на зра-зок: згідно з постановою, ужити заходів, у зв'язку з, у порядку на-дання допомоги, доводимо до Вашого відома та ін. потрібно залуча-ти до документів.

4.         У документах потрібно вживати прямий порядок слів.

5.         Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова та абревіатури: р-н, г, км, напр., обл., НУБіП України, та ін., керую-чись при цьому правилами скорочення і написання скорочених слів і словосполучень та ДТСУ 3582–97 «Інформація та документація. Скорочення слів в українській мові в бібліографічному описі»1.

6.         Частіше використовувати прості речення, форми ввічливості.

7.         Не варто часто використовувати вставні слова і словосполу-чення, як: значить, отже, ну, розумієте, так би мовити.

8.         Текст рекомендовано розташовувати на форматі (стандартно-му аркуші паперу) А4 та А5. Потрібно враховувати співвідношення формату й обсягу тексту, друкувати з полями. За державним стан-дартом поля мають бути такі: ліве – 30 мм, праве – 10 мм, верх-нє – 20 мм, нижнє – 25 мм. Дотримуватися полів (їх називають ще берегами) вимагають і технічні умови: поле потрібне для поміток, підшивання паперів, правок тощо.

9.         Рекомендовано використовувати скорочення слів з метою еко-номії часу і текстової площі. Скорочення слід робити за загально-прийнятими правилами, наприклад:

акад. – академік, вид. – видання, вид-во – видавництво, в.о. – ви-конуючий обов'язки, гр. – громадянин, див – дивись, доц. – доцент, зав. –завідувач, ін. – інший, ім. – імені, і под. – і подібне, км – кіло-метр, канд. філол. наук – кандидат філологічних наук, м. – місто, напр. – наприклад, НДІ – науково-дослідний інститут, о. – острів, обл. – область, оз. – озеро, проф. – професор, р. – річка, р-н – район,

1Затверджено «Інструкцію…» наказом Держстандарту України 04.07.97 № 391.

Українська мова за професійним спрямуванням

Розділ VI

с. - село, смт. - селище міського типу, т-во - товариство, уклад. (при прізвищу) - укладач, К. - Київ

10.       Документи потрібно друкувати лише з лицьової сторони аркуша.

11.       Лише перша сторінка великого за обсягом документа друку-ється на бланку, всі останні - на звичайних аркушах.

12.       Підпис можна ставити на сторінці, на якій написано хоча б два рядки тексту документа.

13.       Записуючи у тексті документа цифри, потрібно дотримува-тися правил:

 

•          цифри від слів відокремлюються проміжком, але бук-ви, що входять до складу словесно-цифрових позначень, не відокремлюються від цифр, наприклад: квартира 79, справа 56В:

•          із відмінковими закінченнями потрібно писати поряд-кові числівники, наприклад: 7-а симфонія, 2-ге видання, 4-ий том:

•          десяткові дроби слід записувати через кому, напиклад: 2,8; 8,45:

•          прості дроби записуються через косу риску, наприклад: 3/5; 6/9; 8/53; 7/8; 6 7/9:

•          знаки % (відсоток),' (хвилина), " (секунда) пишуться із циф-рою разом, наприклад: 35%, 4', 56":

•          від цифр відокремлюються проміжком в один знак такі знаки: + (плюс), - (мінус), х (множення), : (ділення), = (дорівнює);

•          без проміжку від скорочених слів записуються цифри на по-значення мір площі та об'єму, показники степеня, наприклад: м3 (метр кубічний), км2 (квадратний кілометр), 104; 567.

 

14.       Записуючи текст, потрібно дотримуватися абзаців, за допо-могою яких виділяється кожна нова думка у тексті. Абзац склада-ється у середньому з 4-6 речень. Документи у цьому відношенні складають виняток: абзац у них може бути з одного речення.

15.       У тексті використовується і рубрикація - членування тексту на складові частини, наприклад:

•          номер розділу (частини) - 1, 2, 3 ...;

Українська мова за професійним спрямуванням

Писемна форма офіційно-ділового стилю. Документи,їх різновиди.

•          номери підрозділів: 1.1, 1.2, 1.3, 1.4 … (сюди входить номер розділу 1 і номери підрозділів 2, 3, 4);

•          номери пунктів: 1.1.1, 1.1.2, 1.1.3 … (сюди входить номер розділу і підрозділу 1.1 і номери пунктів: 1, 2, 3).

Зазначимо, що заголовки текстів потрібно не лише пронумерувати, а й правильно оформити, назвати. Останнім часом не використовують великих заголовків. Дослідники рекомендують, щоб заголовки

•          точно відповідали змістові документа чи його частині;

•          були логічно повноцінними (недвозначними і несуперечли-вими);

•          якнайкоротшими.

Кожен службовець повинен дотримуватися рекомендованих

норм та правил. Це допоможе краще сприйняти складений текст, сприятиме ефективнішому діловому спілкуванню, а значить – і розв'язанню ділових проблем.

 

 

19